一、節省預算(suàn)：

　　花同樣的(de)錢可(kě)以辦更多(duō)的(de)事。不可(kě)理(lǐ)解？這(zhè)就要了(le)解酒店(diàn)的(de)定價體系，一般而言，酒店(diàn)的(de)價格從高(gāo)到低會分(fēn)爲：門市價、前台折扣價、商務公司價格、會議(yì)團價、旅遊團價五個(gè)檔次。這(zhè)就是爲什(shén)麽有的(de)客戶抱怨直接向酒店(diàn)訂會議(yì)場(chǎng)地和(hé)客房(fáng)反而比通(tōng)過會務公司報價高(gāo)的(de)原因。隔行如隔山，其中有許多(duō)的(de)操作技巧是業外人(rén)士所不知道的(de)。

　　二、節省時(shí)間：

　　簡化(huà)操作流程。專業的(de)會展代理(lǐ)對(duì)酒店(diàn)場(chǎng)地及提供的(de)服務都比較熟悉，按照(zhào)您的(de)年會組織五要素，他(tā)們可(kě)以很快(kuài)推薦合适的(de)地點給您。如果您選的(de)會務代理(lǐ)公司經驗豐富，他(tā)們應該可(kě)以很快(kuài)報出初步的(de)預算(suàn)供您參考。

　　三、更好地協調酒店(diàn)關系：

　　以保障會議(yì)的(de)順利進行。年會的(de)組織實施是個(gè)繁瑣的(de)服務過程，它是一個(gè)需要很多(duō)協調工作的(de)系統工程。會務代理(lǐ)公司的(de)操作經驗以及和(hé)會務酒店(diàn)良的(de)好合作關系是非常重要的(de)。

　　四、确定方案環節：

　　首先要将此次活動的(de)核心議(yì)題合理(lǐ)地安排到會議(yì)議(yì)程當中。主會場(chǎng)、舞台及背景搭建、節目選擇、餐标及菜單、房(fáng)間、接送機、會後旅遊這(zhè)七項是在這(zhè)一環節最須留意的(de)地方。接下(xià)來(lái)就是重要的(de)确認實施細節了(le)。首先，要創建一個(gè)工作進度表，這(zhè)是提高(gāo)效率、保障活動順利進行的(de)有效手段。工作表的(de)内容要包括以下(xià)幾個(gè)方面：

　　1、邀請的(de)貴賓及确認其成行；

　　2、舞台設計、場(chǎng)地搭建、燈光(guāng)音(yīn)響布置的(de)完成；

　　3、文書(shū)工作、會議(yì)資料的(de)準備；

　　4、房(fáng)間分(fēn)配表；

　　5、用(yòng)餐（餐标、菜單、主桌、台卡）；

　　6、交通(tōng)安排；

　　7、各項工作的(de)負責人(rén)及聯絡方式；

　　8、支付各項定金的(de)時(shí)間表；

　　9、表演者的(de)邀請及确認；

　　10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

　　11、會務照(zhào)片及錄像資料的(de)制作和(hé)贈送。